Inicio de curso
Septiembre vuelve a llenar la agenda de reuniones, actividades, inscripciones y decisiones. Organizar bien las primeras semanas puede marcar la diferencia entre empezar el curso con claridad o hacerlo apagando fuegos desde el primer día.
Septiembre tiene algo de comienzo.
Aunque el año empezara hace meses.
Vuelven las reuniones.
Se retoman actividades.
Empiezan a aparecer nuevas ideas.
El grupo de la junta vuelve a tener movimiento.
Y alguien pregunta:
“¿Cuándo empezamos?”
La pregunta parece sencilla.
Hasta que empiezan las respuestas.
Hay que decidir fechas.
Confirmar quién continúa.
Hablar con colaboradores.
Avisar a los socios.
Organizar actividades.
Repartir responsabilidades.
Y entonces septiembre pasa de parecer un mes de vuelta tranquila a convertirse en uno de los momentos más intensos del año.
No hace falta empezar haciendo todo a la vez
Después del verano es fácil querer recuperar el ritmo rápidamente.
Pero no todo tiene la misma urgencia.
Antes de empezar a responder mensajes y abrir nuevos frentes, puede ser útil sentarse un momento y decidir:
- ¿Qué tiene que ocurrir primero?
- ¿Qué puede esperar?
- ¿Qué queremos poner en marcha este trimestre?
- ¿Qué dejamos conscientemente para más adelante?
Parece algo muy básico.
Pero tener tres o cuatro prioridades claras evita empezar septiembre con diez tareas abiertas y ninguna terminada.
Poner fechas ayuda más que tener buenas intenciones
“Tenemos que organizar la actividad.”
“Hay que convocar una reunión.”
“Tenemos que avisar a los socios.”
Mientras esas tareas no tienen fecha, siguen siendo asuntos pendientes.
Por eso una de las cosas más útiles al inicio de curso es preparar un calendario sencillo.
No hace falta planificar hasta junio.
Puede bastar con visualizar las próximas semanas:
- reuniones importantes
- comienzo de actividades
- periodos de inscripción
- comunicaciones a socios
- eventos
- fechas relacionadas con cuotas
- otros momentos importantes para la asociación
Cuando todos saben qué viene después, resulta mucho más fácil organizarse.
Decidir quién hace qué antes de que empiecen las prisas
Hay otra escena bastante habitual.
“¿Quién se encargaba de esto?”
Y nadie lo tiene demasiado claro.
Al final lo hace la persona que suele resolverlo todo.
Otra vez.
Al organizar el inicio de curso de la asociación, septiembre es un buen momento para repartir responsabilidades antes de que llegue el trabajo.
Quién coordina una actividad.
Quién prepara las comunicaciones.
Quién atiende las inscripciones.
Quién hace seguimiento de determinadas tareas.
No significa crear una estructura complicada.
Simplemente evitar que todo termine cayendo, por costumbre, sobre las mismas personas.
Pensar también en quienes vuelven a la asociación
La junta puede llevar semanas hablando del nuevo curso.
Los socios, no necesariamente.
Para ellos, septiembre también es una vuelta.
Quizá necesiten saber cuándo empiezan las actividades.
Qué novedades habrá.
Cómo inscribirse.
Qué fechas deben recordar.
O simplemente qué está preparando la asociación para los próximos meses.
Una comunicación clara al comienzo del curso puede ahorrar muchas preguntas posteriores.
Y también es una buena forma de recuperar el vínculo después del verano.
Dejar espacio para lo que no estaba previsto
Por muy bien organizado que esté septiembre, algo cambiará.
Una actividad que se retrasa.
Una persona que finalmente no puede colaborar.
Una fecha que hay que mover.
Una idea nueva que merece la pena incorporar.
Organizar el inicio de curso no significa intentar preverlo todo.
Significa tener suficiente claridad para que un cambio no desordene todo lo demás.
Y hay una pregunta que merece la pena hacerse
¿Cómo queremos trabajar este curso?
No qué actividades queremos hacer.
Ni cuántos socios queremos conseguir.
Sino cómo queremos trabajar internamente.
Quizá el curso pasado hubo demasiadas tareas concentradas en una persona.
Quizá costaba hacer seguimiento de las actividades.
Quizá había información que no estaba disponible cuando hacía falta.
Quizá demasiadas cosas se resolvían a última hora.
Septiembre ofrece una pequeña oportunidad para no repetir automáticamente la misma forma de trabajar.
Organizarse mejor también significa simplificar
Una asociación pequeña no necesita procedimientos enormes.
Necesita que las cosas sean fáciles de seguir.
Que una tarea tenga responsable.
Que una fecha esté clara.
Que una actividad pueda prepararse sin empezar desde cero.
Que las personas implicadas sepan qué está ocurriendo.
Y que la parte administrativa acompañe a la actividad de la asociación en lugar de ocupar más espacio del necesario.
El software también puede formar parte de esa organización
Cuando socios, actividades, cuotas y comunicaciones empiezan a crecer, tener una herramienta común puede facilitar la coordinación.
Cucunver es un software de gestión para asociaciones que permite centralizar estas áreas en un mismo lugar.
La asociación sigue tomando las decisiones, organizando sus actividades y gestionando su día a día.
El software sirve para que la información necesaria para hacerlo esté más ordenada y sea más fácil trabajar con ella.
Preguntas frecuentes
¿Cómo organizar el inicio de curso de una asociación?
Puede ser útil empezar definiendo unas pocas prioridades para las primeras semanas, establecer las fechas importantes y repartir responsabilidades entre las personas que forman parte de la gestión.
¿Qué debería planificar una asociación en septiembre?
Dependerá de su actividad, pero normalmente conviene tener claros el calendario de reuniones y actividades, las inscripciones, las comunicaciones a socios y las responsabilidades de cada persona.
¿Es necesario planificar todo el curso en septiembre?
No.
En una asociación pequeña puede resultar mucho más práctico organizar bien los próximos meses y dejar margen para adaptar el calendario a medida que avance el curso.
¿Cómo evitar que siempre trabajen las mismas personas?
Definir responsables desde el principio y compartir la información necesaria para cada tarea ayuda a repartir mejor el trabajo y evita que determinadas personas terminen asumiendo todo por costumbre.
Empezar el curso con una pregunta sencilla
Septiembre suele llenarse rápidamente de cosas por hacer.
Pero quizá antes de empezar conviene hacerse una pregunta:
“¿Qué necesitamos para que este curso resulte un poco más fácil de llevar?”
A veces la respuesta será repartir mejor una tarea.
O poner una fecha.
O comunicar algo antes.
O dejar de hacer algo que ya no tiene sentido.
En Cucunver vemos a menudo que organizar mejor una asociación no significa hacer más cosas, sino facilitar que la información, las tareas y las responsabilidades sean más fáciles de seguir.
No hace falta tener todo el curso resuelto.
Solo empezar sabiendo hacia dónde queremos ir y procurando que el día a día no vuelva a decidirlo todo por nosotros.