Cuando Andrea tomó el cargo de presidenta de una pequeña asociación de su barrio no tenía ni idea de dónde se estaba metiendo.
Parecía que tenía claras sus responsabilidades, pero después de unos días se dio cuenta de que se necesita mucho tiempo para realizar las tareas del día a día de una entidad: gestionar a los trabajadores, colaboradores y voluntarios, alta y baja de socios, captar los recursos necesarios, organizar actividades, etc.
Después de unas semanas de duro trabajo, estaba a punto de renunciar cuando conoció a Carlos, el presidente de una asociación cercana y que compartía una carga de trabajo similar a la de Andrea, pero dedicaba menos tiempo la gestión de la entidad.
¿Su secreto?
Aplicar 4 tips para mejorar la productividad y aprovechar al máximo los recursos limitados como el tiempo.
Andrea, volvió a la entidad y los puso en práctica, aliviando así la carga de trabajo que suponían sus tareas diarias.
Si tú tienes dificultades como Andrea, toma nota de estas 4 formas de mejorar la productividad en tu asociación.
¿Qué vas a encontrar en este post?
1# Dedica una parte de tu «tiempo para pensar».
Todos necesitamos «parar» para descansar y recargar energía. A veces, es en ese tiempo que dedicamos a «no hacer nada» cuando surgen las mejores ideas que nos ayudan a sacar un mayor provecho de nuestro tiempo y ocupaciones diarias.
2# Haz seguimiento de tu tiempo y el de tu equipo.
Cuando se habla de la importancia de los datos, también se hace referencia al análisis de las tareas y del tiempo que dedicamos a ellas. Al menos una vez al año, siéntate con el resto del equipo y analiza las oportunidades que se pueden llevar a cabo para mejorar la productividad.
3# Delega tareas y asegúrate de que están organizadas y asignadas.
Comparte las tareas con el resto de personas que forman parte de la organización. El peso de las tareas diarias NO tiene que recaer solo sobre una persona.
Utilizar una herramienta de gestión permite trabajar de forma simultánea sobre la plataforma, asignar roles, permisos y crear editores para limitar el acceso a la información.
Asegúrate que todo el mundo tiene claro qué tareas diarias tiene asignadas, cuándo llevarlas a cabo y finalizarlas.
Para asegurarte de que las tareas están organizadas y asignadas correctamente utiliza un gestor de tareas como el que incluye cucunver. Este permite asignar a los miembros del equipo tareas y subtareas, fecha de inicio y fin, establecer etiquetas y vincular las tareas con las distintas secciones del programa de gestión.
4# Digitaliza las tareas diarias de tu asociación.
Intenta realizar la mayor parte de las tareas diarias de tu entidad con herramientas digitales que las agilicen.
Por ejemplo, el alta y baja de socios online, inscripción online de las actividades, cobro de cuotas a través de tarjeta bancaria, crear el archivo SEPA en tres clics de ratón, etc. Son tareas que se llevan a cabo diariamente en las asociaciones y utilizando el programa de gestión cucunver, puedes aumentar la productividad y ahorrar tiempo.
Y tu ¿qué otras formas utilizas para mejorar la productividad en tu asociación?