Gestión económica
Organizar la gestión económica de una asociación no consiste solo en registrar ingresos y gastos. También implica poder entender qué está ocurriendo con el dinero sin tener que reconstruir la situación cada vez que necesitamos consultarla.
—¿Cuánto dinero tenemos disponible ahora mismo?
La pregunta parece sencilla.
Pero a veces responderla implica abrir la cuenta bancaria, comprobar un Excel, recordar si hay algún gasto que todavía no se ha registrado, buscar un documento y preguntar a la persona que suele llevar estos temas.
Al final conseguimos la respuesta.
El problema es que, unas semanas después, cuando necesitamos volver a saber cómo están las cuentas, tenemos que hacer prácticamente el mismo recorrido.
Esto ocurre en muchas asociaciones porque la información existe, pero está repartida.
Los ingresos están registrados en un sitio. Los gastos, en otro. El saldo está en el banco. Algunas previsiones están en una hoja de cálculo. Y determinados movimientos solo los conoce bien la persona que se encarga habitualmente de la tesorería.
Organizar la gestión económica de una asociación consiste, en buena medida, en evitar tener que reconstruir esa situación cada vez que necesitamos conocerla.
Tener control económico es algo más que apuntar ingresos y gastos
Registrar lo que entra y lo que sale es una parte importante, pero por sí sola no siempre permite entender cómo está económicamente una asociación.
Para tener una visión útil deberíamos poder responder, con relativa facilidad, a preguntas como estas:
- ¿Cuánto estamos ingresando?
- ¿De dónde proceden esos ingresos?
- ¿Cuánto estamos gastando?
- ¿En qué se está gastando?
- ¿Qué dinero tenemos disponible?
- ¿Qué movimientos se han producido?
- ¿Cómo está evolucionando nuestra situación respecto a lo que habíamos previsto?
No significa que todas estas respuestas tengan que estar preparadas en un informe permanente.
Significa que los datos deberían estar suficientemente organizados para poder consultarlos cuando hacen falta, sin empezar cada vez una pequeña investigación.
¿Qué conviene controlar en la gestión económica de una asociación?
Cada asociación tiene una realidad económica diferente.
Algunas trabajan principalmente con cuotas. Otras organizan actividades, reciben subvenciones o donaciones. Algunas manejan una única cuenta bancaria y otras tienen varias cuentas y caja.
Por eso no existe una única forma de organizarse.
Sí hay, sin embargo, algunos elementos que conviene poder relacionar.
Los ingresos y su procedencia
Saber cuánto dinero ha entrado es útil.
Saber de dónde procede permite entender mucho mejor la situación.
Cuotas de socios, actividades, subvenciones, donaciones u otros ingresos pueden formar parte de la economía de una asociación. Clasificarlos permite ver qué peso tiene cada fuente y consultar posteriormente esa información sin tener que revisar movimiento por movimiento.
Los gastos y en qué se está utilizando el dinero
Con los gastos sucede algo parecido.
No basta con saber que han salido 300 euros de la cuenta. Si queremos entender qué está ocurriendo, necesitamos saber a qué corresponde ese gasto.
Alquileres, materiales, actividades, servicios, desplazamientos o cualquier otra clasificación que tenga sentido para la entidad.
No hace falta crear un sistema complicado.
Hace falta utilizar unos criterios que permitan mirar atrás y entender en qué se ha gastado el dinero.
Y, cuando llega el momento de revisar gastos, disponer de esa información facilita detectar dónde se están concentrando y valorar si existe margen para reducir alguno de ellos. En este artículo explicamos con más detalle cómo reducir gastos en una asociación .
Las cuentas, la caja y los movimientos
Mirar el saldo del banco responde a una pregunta concreta: cuánto dinero hay en esa cuenta en ese momento.
Pero no explica por sí solo la situación económica.
Puede haber varias cuentas, dinero en caja, movimientos pendientes de clasificar o ingresos y gastos que necesitan relacionarse con el resto de la gestión.
Por eso resulta útil tener identificadas las cuentas y la caja y poder revisar los movimientos que se producen en ellas.
El objetivo no es comprobar el banco constantemente.
Es poder entender qué ha ocurrido con el dinero.
Lo previsto y lo que realmente está ocurriendo
Un presupuesto permite anticipar ingresos y gastos.
El día a día nos dice después qué ha sucedido realmente.
Relacionar ambas cosas ayuda a detectar diferencias y a saber si la asociación está evolucionando de acuerdo con lo previsto.
No es necesario convertir cada revisión en un análisis complejo.
A veces basta con poder ver que una partida está suponiendo más gasto del esperado, que determinados ingresos no han llegado todavía o que queda menos margen del que se había calculado.
Tener todos los datos no significa tener una visión clara
Una asociación puede registrar absolutamente todo y, aun así, tener dificultades para responder a una pregunta sobre su situación económica.
El banco contiene los movimientos.
Un Excel recoge los ingresos y gastos.
Los justificantes están en carpetas.
El presupuesto está en otro archivo.
Y quizá haya información que solo conoce la persona que lleva años ocupándose de la tesorería.
Nada está necesariamente mal.
El problema aparece cuando para relacionar esas piezas hay que buscarlas, compararlas y reconstruirlas manualmente.
Digitalizar los documentos tampoco resuelve por sí solo esta situación.
Podemos tener cinco archivos perfectamente ordenados en una carpeta y seguir necesitando abrirlos uno a uno para averiguar qué está pasando.
Organizar mejor no consiste únicamente en guardar la información.
Consiste en conseguir que pueda consultarse, entenderse y relacionarse sin tener que rehacer el trabajo cada vez.
Un control económico útil tiene que poder mantenerse
Hay sistemas que funcionan muy bien el día que se crean.
El problema llega tres meses después.
Se dejó algún gasto sin registrar. Una persona utilizó una categoría y otra creó una diferente para lo mismo. Hay movimientos pendientes de revisar. El archivo actualizado está en un ordenador y alguien está trabajando con una versión anterior.
Por eso, además de pensar qué queremos controlar, conviene pensar en cómo vamos a mantenerlo.
Registrar los movimientos con cierta regularidad evita acumular trabajo.
Utilizar criterios comunes para clasificar ingresos y gastos permite que después podamos interpretar los datos.
Mantener la información actualizada evita tomar como referencia una situación que ya ha cambiado.
Y poder consultarla con facilidad hace que el sistema resulte útil en el día a día, no únicamente cuando llega el momento de preparar una reunión o revisar las cuentas.
Hay otra cuestión especialmente importante: el sistema debería poder entenderlo más de una persona.
Si para saber qué significa cada columna, dónde está determinado archivo o cómo se ha clasificado un movimiento hay que preguntar siempre a la misma persona, la asociación sigue teniendo una dependencia importante aunque todo esté perfectamente registrado.
Gestión económica y contabilidad no son lo mismo
Es fácil utilizar ambos conceptos como si significaran lo mismo, pero conviene diferenciarlos.
Cuando hablamos aquí de gestión económica nos referimos al control cotidiano que permite a una asociación conocer sus ingresos, gastos, movimientos, saldos y recursos y utilizar esa información para organizarse y tomar decisiones.
La contabilidad formal tiene otro propósito y sus propios criterios y procedimientos.
Una asociación puede necesitar llevar su contabilidad y, al mismo tiempo, necesitar una forma práctica de controlar su actividad económica en el día a día.
Son necesidades relacionadas, pero no equivalentes.
Por eso, cuando una asociación busca una herramienta para organizar ingresos, gastos, cuentas o movimientos, conviene tener claro qué problema quiere resolver.
Un software de gestión puede ayudar a organizar y consultar esa información.
Eso no lo convierte en un programa de contabilidad ni sustituye la gestión contable que corresponda a la entidad.
¿Y si llevamos todo en Excel?
Puede funcionar perfectamente.
Una asociación con pocos movimientos, una estructura sencilla y una forma de trabajo bien definida puede organizar buena parte de su gestión económica con una hoja de cálculo.
No hay ninguna razón para cambiar de herramienta solo porque exista otra más específica.
La cuestión es cuánto trabajo empieza a generarse alrededor de esa hoja.
Si hay que actualizar varios archivos.
Si después de registrar un movimiento en un sitio tenemos que copiarlo en otro.
Si comprobamos constantemente la cuenta bancaria para actualizar datos.
Si aparecen distintas versiones del mismo documento.
Si cruzar información empieza a llevar demasiado tiempo.
O si solo una persona entiende realmente cómo está organizado todo.
En ese punto, quizá el problema ya no sea lo que permite o no permite hacer Excel.
Puede que el problema sea todo el trabajo necesario para mantener el sistema funcionando.
Cuando necesitamos que la información esté más conectada
A medida que aumenta la actividad, puede tener sentido utilizar una herramienta que permita trabajar con las distintas piezas de forma más relacionada.
No se trata simplemente de sustituir una hoja de cálculo por un programa.
Si después seguimos consultando el banco por un lado, registrando datos por otro, manteniendo documentos separados y copiando información entre herramientas, hemos cambiado el lugar de trabajo pero no necesariamente la forma de gestionarlo.
Un software de gestión puede resultar útil cuando permite reunir ingresos, gastos, cuentas y movimientos, mantener unos criterios comunes y facilitar que las personas que participan en la gestión puedan consultar la situación sin depender continuamente de comprobaciones manuales.
Y también cuando esa parte económica puede relacionarse con otras áreas que forman parte de la actividad de la asociación.
¿Cómo encaja la gestión económica en Cucunver?
Cucunver es un software de gestión para asociaciones.
Además de trabajar con socios, cuotas, actividades, comunicaciones y otras áreas, permite organizar la gestión económica cotidiana de la entidad.
Puedes registrar ingresos y gastos y clasificarlos mediante los tipos y subtipos que necesites, gestionar cuentas bancarias y caja y consultar sus saldos y movimientos.
También es posible conectar las cuentas bancarias para recibir los movimientos automáticamente. Después pueden revisarse y clasificarse según los tipos de ingresos y gastos definidos por la asociación.
La ventaja de hacerlo dentro de una herramienta de gestión es que esta información no tiene por qué quedar aislada del resto de la actividad.
Pero la diferencia que explicábamos antes sigue siendo importante:
Cucunver ayuda a organizar y controlar la gestión económica de la asociación. No es un programa de contabilidad y no sustituye la gestión contable que pueda necesitar la entidad.
Si quieres conocer el resto de áreas que puedes organizar desde la plataforma, puedes consultar las características de Cucunver .
Saber cómo están las cuentas no debería requerir reconstruirlas
Tener organizada la gestión económica no significa dedicar más tiempo a controlar cada movimiento.
Debería conseguir precisamente lo contrario.
Que cuando alguien necesite saber cuánto se ha ingresado, en qué se está gastando el dinero o qué recursos hay disponibles, la respuesta no dependa de abrir varios archivos, comprobar distintas fuentes o preguntar a la única persona que sabe dónde está cada cosa.
La información ya existe.
La diferencia está en poder utilizarla cuando se necesita.
Preguntas frecuentes sobre la gestión económica de una asociación
¿Qué incluye la gestión económica de una asociación?
Incluye el seguimiento de los ingresos, gastos, cuentas, caja, movimientos y recursos económicos de la entidad. También puede incluir la comparación entre lo previsto en el presupuesto y lo que realmente está sucediendo.
El objetivo es poder conocer la situación económica y disponer de información útil para organizarse y tomar decisiones.
¿Gestión económica y contabilidad son lo mismo?
No exactamente.
La gestión económica permite controlar y consultar la actividad económica cotidiana de la asociación: qué ingresa, qué gasta, qué saldos tiene o qué movimientos se han producido.
La contabilidad formal responde a otros criterios y necesidades. Aunque ambas áreas están relacionadas, organizar la gestión económica no sustituye la contabilidad que pueda necesitar la entidad.
¿Cómo se pueden controlar los ingresos y gastos de una asociación?
Lo importante es registrar los movimientos con regularidad y utilizar criterios comunes para clasificarlos.
Esto permite saber no solo cuánto dinero entra o sale, sino también de dónde procede y en qué se está utilizando. El sistema elegido debería mantenerse actualizado y poder ser entendido por las personas que participan en la gestión.
¿Qué es la tesorería de una asociación?
En el contexto de la gestión cotidiana, la tesorería está relacionada con el control del dinero disponible y de sus movimientos: cuentas bancarias, caja, cobros y pagos, entre otros elementos.
Tener esta información organizada ayuda a conocer los recursos disponibles en cada momento y a prever las necesidades económicas próximas.
¿Cuándo puede ser útil utilizar un software para la gestión económica?
Cuando mantener el control empieza a requerir demasiadas comprobaciones, archivos o tareas manuales.
Si para conocer la situación económica hay que consultar varias fuentes, actualizar los mismos datos en diferentes lugares o depender de una única persona para interpretar la información, una herramienta de gestión puede ayudar a centralizarla y facilitar su consulta.
Una gestión económica más fácil de consultar en el día a día
En Cucunver, la gestión económica forma parte del mismo entorno en el que la asociación organiza otras áreas de su actividad.
Esto permite reunir ingresos, gastos, cuentas, caja y movimientos y trabajar con esa información sin mantenerla aislada en distintos archivos o herramientas.
Cucunver no sustituye la contabilidad de la asociación. Es una herramienta para organizar su gestión cotidiana y conseguir que consultar qué está ocurriendo con sus recursos económicos resulte más sencillo.