Gestión de cuotas y cobros
Cobrar las cuotas de los socios es solo una parte del trabajo. Saber quién ha pagado, qué recibos siguen pendientes y mantener la información actualizada puede ser bastante más complicado.
—Esta cuota aparece como pendiente, pero creo que ya la pagaron.
Alguien abre la cuenta bancaria para comprobarlo. Otra persona busca el listado de socios y empieza a revisar los importes. Hay varias transferencias con conceptos poco claros, una domiciliación que ha sido devuelta y dos socios que aseguran haber pagado.
Al final, los cobros están hechos. O casi todos.
Lo que no está tan claro es quién ha pagado, qué cuotas siguen pendientes y si la información que tiene la asociación está realmente actualizada.
Esta situación es más habitual de lo que parece. Y no siempre se debe a que la asociación cobre mal sus cuotas.
A veces el problema está en todo lo que hay que hacer después de recibir el dinero.
Por eso, al buscar un programa para cobrar cuotas en asociaciones, conviene mirar más allá de los métodos de pago. La herramienta adecuada no solo debería facilitar los cobros, sino también ayudar a organizar la información y saber en qué situación se encuentra cada socio.
Cobrar las cuotas no significa tener los cobros organizados
Imaginemos una asociación que cobra una cuota anual mediante transferencia bancaria.
Los socios reciben el aviso, hacen el ingreso y el dinero llega a la cuenta.
Hasta aquí, todo parece sencillo.
Pero después alguien tiene que identificar a quién corresponde cada transferencia y actualizar el estado de las cuotas.
Con las domiciliaciones ocurre algo parecido. Una remesa bancaria permite cobrar muchas cuotas a la vez, pero también hay que atender las posibles devoluciones o incidencias.
Y cuando se utilizan varios métodos de pago, mantener una visión conjunta puede resultar todavía más complicado.
El problema no es necesariamente el método elegido.
La dificultad aparece cuando cobrar, comprobar y registrar los pagos son tareas que se realizan por separado.
Por eso, antes de elegir un programa, conviene distinguir dos necesidades:
- Facilitar el pago: ofrecer a los socios una o varias formas de abonar sus cuotas.
- Gestionar las cuotas: saber qué debe pagar cada socio, cuándo corresponde el cobro, qué pagos se han realizado y cuáles siguen pendientes.
Hay herramientas que resuelven principalmente la primera necesidad y otras que permiten gestionar ambas.
Entender esta diferencia ayuda a elegir mejor.
Si una de las dificultades de tu asociación es identificar los pagos y mantener actualizada la información de las cuotas, también puede interesarte nuestro artículo sobre cómo saber quién ha pagado una cuota sin revisar el banco constantemente.
¿Qué debería ofrecer un programa para cobrar cuotas de socios?
No todas las asociaciones necesitan las mismas funcionalidades.
Una entidad que cobra una cuota anual a treinta socios tiene unas necesidades diferentes de otra que gestiona varios cientos de personas, cuotas mensuales y distintos importes según el tipo de socio.
Sin embargo, hay algunos aspectos que conviene revisar antes de contratar una herramienta.
Tener los socios y sus cuotas relacionados
Uno de los primeros puntos es comprobar cómo se organiza la información.
Si los datos de los socios están en un archivo y las cuotas en otro, cualquier cambio puede obligar a actualizar varios lugares.
Por ejemplo, cuando una persona cambia de modalidad de socio, deja de pagar una cuota reducida o se da de baja.
Un programa que relaciona los socios con sus cuotas permite consultar qué tiene asignado cada uno y revisar su situación sin tener que buscar la información en diferentes documentos.
Esto también facilita el trabajo cuando cambia la persona responsable de la tesorería.
No debería ser necesario conocer todas las particularidades de una hoja de cálculo para averiguar qué cuotas tiene pendientes un socio.
Adaptarse a diferentes tipos de cuotas
No todas las asociaciones cobran lo mismo a todos sus miembros.
Puede haber cuotas ordinarias, familiares, reducidas o de distintas categorías. Algunas entidades también establecen importes diferentes según la edad, la situación del socio o los servicios a los que tiene acceso.
La periodicidad puede variar.
Hay asociaciones que cobran una vez al año, otras trimestralmente y otras todos los meses.
Por eso, conviene comprobar que el programa permite organizar los tipos de cuotas que realmente utiliza la entidad y gestionar su periodicidad.
Una herramienta puede resultar sencilla cuando todos pagan lo mismo, pero complicarse mucho si cada excepción exige modificar importes manualmente.
La cuestión no es buscar el programa con más opciones, sino uno que se adapte a la forma de trabajar de la asociación.
Facilitar los cobros recurrentes
Cuando una asociación tiene que cobrar cuotas periódicas, repetir el mismo procedimiento cada mes o trimestre puede acabar ocupando bastante tiempo.
En estos casos, interesa conocer cómo gestiona el programa la generación de cuotas y los cobros recurrentes.
Si la asociación utiliza domiciliaciones bancarias, también conviene comprobar si permite preparar y gestionar remesas SEPA.
Las remesas agrupan múltiples cobros para tramitarlos mediante el sistema bancario correspondiente, pero eso no significa que todos los recibos vayan a cobrarse correctamente.
Puede haber devoluciones, incidencias o cuotas que necesiten revisarse.
Por eso es importante comprobar qué posibilidades ofrece cada herramienta para consultar el resultado de los cobros y registrar las incidencias, sin dar por hecho que estos procesos son automáticos.
Saber qué cuotas están cobradas y cuáles siguen pendientes
Esta es probablemente una de las funcionalidades más útiles en el día a día.
Poder consultar las cuotas cobradas, pendientes o devueltas evita tener que reconstruir esa información cada vez que alguien pregunta.
También facilita detectar incidencias.
Por ejemplo, si una asociación quiere revisar las cuotas del trimestre, debería poder identificar cuáles siguen pendientes y a qué socios corresponden.
Eso no significa que todas las cuotas pendientes sean impagos.
Puede haber pagos todavía no identificados, errores en los datos o situaciones particulares que sea necesario comprobar.
Lo importante es disponer de información actualizada para poder revisar cada caso.
Ofrecer métodos de pago adecuados
Un programa también debe adaptarse a cómo prefieren pagar los socios y a los métodos que la asociación considera más prácticos.
Puede ser útil disponer de domiciliación bancaria, tarjeta o Bizum, pero no todas las entidades necesitan ofrecerlos todos.
Una asociación cuyos socios están acostumbrados a pagar mediante transferencia quizá no necesite cambiar inmediatamente su sistema.
Otra que incorpora nuevos socios durante todo el año puede valorar especialmente la posibilidad de realizar pagos online.
En cualquier caso, conviene comprobar no solo qué métodos admite el programa, sino también cómo se relacionan esos pagos con las cuotas correspondientes.
Porque facilitar un pago es útil, pero tener que identificarlo y registrarlo después manualmente puede mantener buena parte del trabajo administrativo.
Que resulte fácil de utilizar
Este criterio suele quedar en segundo plano cuando se comparan funcionalidades.
Sin embargo, es especialmente importante en asociaciones donde la gestión depende de personas voluntarias o de una junta que cambia periódicamente.
Un programa puede ofrecer muchas opciones y, aun así, resultar poco práctico si las tareas habituales requieren demasiados pasos.
Antes de decidir, merece la pena comprobar cómo se realizan acciones sencillas: consultar una cuota pendiente, revisar un cobro devuelto, cambiar el importe asignado a un socio o localizar un pago.
También conviene pensar en quién utilizará la herramienta.
Si solo una persona sabe manejarla, parte del problema de dependencia puede continuar existiendo.
Métodos de cobro: no solo importa cómo pagan los socios
Una de las primeras decisiones suele ser qué métodos de pago ofrecer.
La domiciliación bancaria es habitual en asociaciones que cobran cuotas periódicas. Permite agrupar cobros y evita que cada socio tenga que recordar hacer una transferencia en cada vencimiento.
Pero requiere gestionar las autorizaciones correspondientes, revisar los recibos y atender posibles devoluciones.
Las transferencias pueden resultar cómodas para asociaciones con pocos socios o cuotas poco frecuentes. El inconveniente aparece cuando hay que identificar manualmente cada ingreso y relacionarlo con la cuota correspondiente.
Los pagos con tarjeta facilitan que un socio abone una cuota online en un momento determinado. Pueden ser especialmente prácticos para nuevas altas o cobros puntuales.
Bizum también puede ofrecer una forma sencilla de pagar, siempre que la entidad disponga de una solución adecuada para recibir estos cobros.
Y el efectivo continúa siendo una opción en algunas asociaciones, especialmente cuando existe una relación presencial frecuente con los socios.
En estos casos, es importante registrar correctamente cada pago y evitar que la información dependa de anotaciones informales.
No hay un método que sea siempre mejor.
La elección depende de las características de los socios, la frecuencia de cobro, los costes y el trabajo que requiere gestionar cada opción.
¿Y si la asociación utiliza varios métodos de pago?
Es bastante habitual que una asociación combine domiciliaciones con transferencias o que quiera cobrar cuotas online mediante tarjeta o Bizum, sin dejar de aceptar otros métodos.
En ese caso, además de ofrecer diferentes opciones para pagar, interesa poder consultar conjuntamente la situación de las cuotas.
Por ejemplo, si unos socios pagan mediante domiciliación y otros realizan una transferencia, la asociación necesita saber quién ha abonado su cuota independientemente del método utilizado.
Esto no significa que cualquier programa identifique o concilie automáticamente todos los pagos.
Algunas herramientas permiten registrar determinados cobros de forma automática y otras requieren comprobaciones o actualizaciones manuales, según el método utilizado.
Lo importante es conocer cómo funciona cada opción y comprobar si permite mantener organizada la información de las cuotas.
Si quieres profundizar en las alternativas, en el blog explicamos 5 formas de cobrar a tus socios y sus particularidades.
¿Qué costes conviene comparar antes de elegir un programa?
Al valorar un software para gestionar cuotas, es normal empezar por su precio.
Pero la cuota de suscripción no es el único coste que interesa revisar.
También pueden existir comisiones por operación, gastos asociados a las domiciliaciones, costes por devoluciones o condiciones específicas según el método de pago.
Por ejemplo, una asociación que cobra muchas cuotas pequeñas debería prestar atención a las comisiones aplicadas a cada operación.
En cambio, otra que realiza pocos cobros de importe elevado puede tener prioridades diferentes.
Conviene pedir información clara sobre las condiciones y comprobar qué servicios están incluidos en el precio del programa.
Pero hay otro coste que no siempre aparece en las comparativas: el tiempo que dedica la asociación a gestionar los cobros.
Si una persona tiene que realizar numerosas comprobaciones y actualizar la información de las cuotas cada mes, esas tareas también consumen recursos.
Esto no significa que una herramienta de pago sea necesariamente más rentable.
Para una asociación pequeña, una hoja de cálculo bien organizada puede ser suficiente.
Lo importante es valorar el coste económico y el trabajo administrativo en conjunto.
Un programa más barato no siempre será el más adecuado si obliga a mantener demasiados procesos manuales. Y uno con muchas funcionalidades tampoco compensará si la asociación apenas necesita utilizarlas.
Cómo elegir un programa según las necesidades de tu asociación
Antes de comparar herramientas, puede ser útil observar cómo se están gestionando actualmente las cuotas.
No hace falta preparar un análisis complicado. Basta con revisar algunas cuestiones.
¿Cuántos socios pagan cuotas y con qué frecuencia?
No es lo mismo gestionar cuarenta cobros anuales que quinientos cobros trimestrales. El volumen y la frecuencia influyen en el trabajo que requiere la gestión.
¿Todos los socios pagan lo mismo?
Si existen diferentes tipos de cuotas, descuentos o periodicidades, conviene comprobar cómo permite gestionarlos el programa.
¿Cómo se reciben actualmente los pagos?
Si se utilizan transferencias, domiciliaciones y pagos online, interesa saber si la herramienta permite consultar conjuntamente la situación de las cuotas, aunque los cobros se realicen por diferentes vías.
¿Cuántas personas participan en la gestión?
Cuando varias personas necesitan consultar información, es importante que puedan trabajar con datos actualizados y que las tareas no dependan exclusivamente de quien lleva la tesorería.
¿Qué es lo que más tiempo lleva ahora?
Quizá el problema esté en preparar las cuotas, gestionar los cambios de importe, atender las devoluciones o hacer seguimiento de los pagos pendientes.
La herramienta que se elija debería ayudar especialmente con esas dificultades.
Por eso, antes de contratar, es recomendable solicitar una demostración o probar el programa utilizando situaciones parecidas a las que se presentan en la asociación.
No basta con ver una pantalla de funcionalidades. Conviene comprobar cómo resolvería los problemas cotidianos de la entidad.
¿Cuándo merece la pena utilizar un programa para gestionar cuotas?
No existe un número de socios a partir del cual una asociación necesite obligatoriamente un software.
Hay entidades con bastantes socios que mantienen una gestión sencilla porque cobran una única cuota anual y tienen procedimientos claros.
Y otras más pequeñas que necesitan organizar diferentes importes, cobros periódicos o situaciones particulares.
La complejidad de la gestión importa tanto o más que el número de socios.
Hay señales que pueden indicar que ha llegado el momento de revisar la forma de trabajar.
Por ejemplo, cuando las comprobaciones manuales ocupan demasiado tiempo, resulta difícil mantener actualizada la información o se producen errores frecuentes.
También cuando los datos están repartidos entre diferentes archivos y consultar la situación de las cuotas depende de varias personas.
Otra señal importante aparece cuando toda la gestión recae en alguien que conoce perfectamente los procedimientos y las particularidades de cada socio.
Mientras esa persona está disponible, el sistema funciona.
El problema aparece cuando necesita ausentarse, deja la junta o quiere repartir parte de sus tareas.
En estas situaciones, utilizar un programa puede ayudar a establecer una forma de trabajo más compartida y fácil de mantener.
No se trata necesariamente de automatizarlo todo.
A veces, la mejora más importante consiste simplemente en que cualquier persona autorizada pueda consultar la información y continuar con la gestión.
Cómo ayuda Cucunver a gestionar las cuotas de una asociación
Cucunver es un software de gestión para asociaciones que permite trabajar con la información de socios, cuotas y cobros desde una misma herramienta.
Esto resulta especialmente útil cuando la asociación quiere dejar de gestionar los pagos y el listado de socios por separado.
Por ejemplo, al consultar la ficha de un socio, es posible revisar la información relacionada con sus cuotas y conocer su situación.
También se pueden gestionar distintos tipos de cuotas y consultar cuáles están cobradas, pendientes o devueltas.
Cuando la asociación utiliza domiciliaciones bancarias, Cucunver ofrece dos posibilidades para gestionar el cobro de las cuotas.
La utilidad de estas opciones no está únicamente en ofrecer diferentes formas de pago.
Está también en poder relacionar los cobros con la gestión habitual de las cuotas y reducir las comprobaciones manuales que se realizan cuando la información está repartida.
Pensemos en una asociación que cobra cuotas trimestrales y necesita revisar qué socios todavía no han pagado.
En lugar de comparar varios archivos y movimientos bancarios, puede consultar el estado de las cuotas dentro del programa y centrarse en revisar los casos pendientes.
Esto no significa que desaparezcan todas las incidencias. Seguirá habiendo situaciones que necesiten atención, como cambios en los datos de los socios o pagos que requieran comprobación.
Pero disponer de la información organizada facilita su seguimiento.
Cucunver está pensado para asociaciones que necesitan gestionar estas tareas de forma sencilla, junto con otras áreas habituales como actividades, comunicaciones o tesorería.
Elegir una herramienta que facilite el trabajo, no que lo complique
Elegir un programa para gestionar cuotas no consiste en encontrar el que ofrece más funcionalidades, sino el que mejor se adapta a la forma de trabajar de la asociación.
Conviene tener en cuenta cómo se cobran las cuotas, qué dificultades aparecen en la gestión y qué necesitan realmente las personas que se encargan de ella.
Si estás valorando utilizar una herramienta, en Cucunver puedes gestionar socios, cuotas y cobros desde un mismo lugar.
Y si quieres comprobar cómo funciona y si encaja con vuestra asociación, puedes solicitar una demostración.
Preguntas frecuentes sobre programas para cobrar cuotas en asociaciones
¿Qué diferencia hay entre una herramienta de pago y un programa de gestión de cuotas?
Una herramienta de pago facilita que la asociación reciba dinero mediante determinados métodos, como tarjeta o domiciliación.
Un programa de gestión de cuotas permite, además, organizar qué debe pagar cada socio, consultar el estado de las cuotas y hacer seguimiento de los cobros pendientes.
Algunas soluciones combinan ambas funciones.
Por eso, al comparar herramientas, conviene comprobar qué ocurre después de recibir el pago y cómo se actualiza la información de la asociación.
¿Es necesario cambiar la forma de cobrar las cuotas para utilizar un programa?
No necesariamente.
Depende de la herramienta y de los métodos que permita gestionar.
Una asociación puede querer mantener sus domiciliaciones o transferencias habituales y utilizar un programa para organizar mejor la información de socios y cuotas.
Antes de contratar, conviene comprobar qué métodos de cobro admite y cómo se registran los pagos realizados por cada vía.
¿Un programa puede gestionar cuotas mensuales, trimestrales y anuales?
Muchos programas permiten trabajar con diferentes periodicidades, pero no todos ofrecen las mismas posibilidades.
Si la asociación utiliza varios tipos de cuotas o tiene socios con condiciones diferentes, es importante comprobar cómo se configuran esos casos.
También interesa saber qué ocurre cuando cambia el importe o la periodicidad de una cuota.
¿Qué ocurre con las cuotas impagadas o los recibos devueltos?
Una herramienta de gestión debería permitir identificar las cuotas pendientes y registrar o consultar las incidencias relacionadas con los cobros.
Esto facilita que la asociación pueda revisar cada caso y decidir cómo actuar.
No todos los programas gestionan las devoluciones de la misma manera, por lo que conviene comprobar esta funcionalidad antes de elegir.
¿Qué programa conviene a una asociación pequeña?
Depende más de la complejidad de su gestión que del número de socios.
Si tiene pocas cuotas, un único método de pago y procedimientos sencillos, quizá pueda organizarse correctamente con herramientas básicas.
Si necesita gestionar diferentes importes, cobros recurrentes o muchas comprobaciones manuales, un programa especializado puede resultar útil incluso con un número reducido de socios.
¿Hay que pagar comisiones por cobrar cuotas con un programa?
Depende del proveedor, del método de cobro y de las condiciones contratadas.
Algunas soluciones tienen una suscripción, otras aplican comisiones por operación y otras combinan ambos modelos.
También pueden existir costes asociados a devoluciones o determinados servicios bancarios.
Antes de decidir, conviene solicitar información sobre todos los costes y calcular cómo afectarían al volumen habitual de cobros de la asociación.
Una forma más sencilla de organizar las cuotas y los cobros
Cuando los datos de los socios, las cuotas y los cobros están relacionados, resulta más fácil consultar la información y hacer seguimiento de los pagos pendientes.
Con Cucunver, las asociaciones pueden gestionar estas tareas desde una misma herramienta y elegir entre generar archivos SEPA para tramitar las remesas con su banco o utilizar cucunverPay para automatizar los cobros.
Si quieres comprobar cómo funciona y valorar si encaja con vuestra asociación, puedes conocer el programa y solicitar una demostración.