Gestión económica
Reducir gastos no consiste simplemente en buscar qué podemos eliminar. Antes conviene entender dónde se están utilizando los recursos de la asociación, qué aporta cada gasto y qué consecuencias tendría prescindir de él.
—Tenemos que reducir gastos.
La frase aparece en una reunión y, casi inmediatamente, empiezan las propuestas.
Podríamos quitar esta herramienta.
Quizá habría que reducir aquella actividad.
Podemos buscar un proveedor más barato.
Esto podríamos dejar de hacerlo.
Cuando los ingresos están más ajustados o determinados costes han aumentado, es lógico revisar en qué se está gastando el dinero.
El problema aparece cuando empezamos a recortar antes de entender qué estamos recortando.
Porque una asociación puede conseguir gastar menos y, al mismo tiempo, complicar su funcionamiento, generar más trabajo para las personas que la gestionan o reducir recursos que realmente estaban aportando valor.
Por eso, antes de preguntarnos qué podemos eliminar, conviene responder a otra pregunta:
¿En qué estamos gastando realmente el dinero?
Antes de reducir gastos hay que poder entenderlos
Mirar el saldo de la cuenta bancaria nos dice cuánto dinero hay disponible.
Pero no necesariamente nos dice dónde existe margen para ahorrar.
Para eso necesitamos saber qué gastos tenemos, a qué corresponden, cuáles se repiten y qué peso tienen dentro de la actividad de la asociación.
Puede que una parte importante se destine a las actividades.
Puede que haya servicios contratados todos los meses.
Seguros, alquileres, materiales, herramientas digitales, mantenimiento, desplazamientos, suministros…
Cuando todos esos gastos están registrados pero no clasificados de una forma comprensible, revisarlos se convierte en un trabajo adicional.
Hay que volver al banco, identificar movimientos, buscar facturas o preguntar a la persona que sabe a qué correspondía determinado pago.
Por eso, reducir gastos empieza mucho antes de decidir qué quitar.
Empieza por tener suficiente información para saber qué estamos revisando.
Esto forma parte de una gestión económica de una asociación bien organizada: poder conocer qué ingresa, qué gasta y cuál es su situación sin reconstruir los datos cada vez que se necesita tomar una decisión.
No todos los gastos deben mirarse de la misma manera
Un gasto elevado no es necesariamente un mal gasto.
Y un gasto pequeño tampoco es necesariamente prescindible.
Una actividad puede tener un coste importante y ser precisamente una de las razones por las que existe la asociación.
Un determinado servicio puede parecer caro, pero evitar muchas horas de trabajo.
Un recurso que cuesta muy poco puede llevar años pagándose sin que nadie lo utilice.
Por eso resulta más útil preguntarse qué aporta cada gasto que limitarse a ordenarlos de mayor a menor.
Hay gastos directamente relacionados con la actividad y los objetivos de la asociación.
Otros permiten que esa actividad pueda desarrollarse: alquileres, seguros, herramientas, servicios o determinados recursos.
Y también puede haber gastos que, aunque tuvieron sentido en algún momento, ya no responden a una necesidad actual.
La diferencia no siempre aparece en el importe.
Aparece cuando entendemos para qué estamos utilizando ese dinero.
Hay gastos que continúan simplemente porque nadie los ha vuelto a mirar
Una suscripción se contrató hace tres años.
Un servicio se eligió cuando la asociación tenía otras necesidades.
Un proveedor lleva mucho tiempo trabajando con la entidad.
Una herramienta se sigue pagando porque siempre se ha utilizado.
Nada de esto significa que haya que eliminarlo o cambiarlo.
Pero sí puede justificar una revisión.
Las necesidades de una asociación cambian.
Puede haber más o menos socios, nuevas actividades, otras formas de trabajar o herramientas que han dejado de utilizarse tanto como antes.
Y algunos gastos permanecen exactamente igual aunque aquello que los justificaba haya cambiado.
Revisarlos de vez en cuando permite hacer una pregunta muy sencilla:
Si tuviéramos que decidir hoy si contratamos esto, ¿volveríamos a hacerlo?
Si la respuesta es sí, probablemente tenemos una buena razón para mantenerlo.
Si cuesta encontrar esa razón, quizá merece la pena analizarlo con más detalle.
A veces estamos pagando dos veces por cosas muy parecidas
No siempre hay un gasto claramente innecesario.
A veces el margen aparece al mirar varios gastos juntos.
Dos herramientas que tienen funciones similares.
Servicios contratados por separado que podrían estar cubriendo parte de la misma necesidad.
Planes preparados para muchos más usuarios de los que realmente los utilizan.
Recursos que se contrataron pensando en una actividad que ahora tiene mucho menos peso.
O funcionalidades incluidas en una herramienta que seguimos pagando también en otra.
Estas duplicidades son difíciles de detectar si revisamos cada factura de forma aislada.
Por eso conviene mirar no solo cuánto cuesta algo, sino también qué necesidad está cubriendo.
Dos gastos diferentes pueden estar resolviendo prácticamente el mismo problema.
Los gastos pequeños también merecen una revisión
Hay pagos que difícilmente provocarían una conversación en una reunión de junta.
Diez euros al mes.
Una pequeña comisión.
Una suscripción económica.
Un servicio puntual que se ha convertido en recurrente.
Por separado apenas llaman la atención.
Pero algunos se repiten doce veces al año y otros se acumulan con varios gastos similares.
No se trata de perseguir cada euro ni de dedicar horas a revisar pequeños importes.
Eso también tendría un coste.
Se trata de no descartarlos automáticamente por ser pequeños.
Cuando revisamos los gastos de un periodo completo resulta mucho más fácil ver qué peso tienen realmente.
Reducir un coste no siempre significa eliminar el servicio
Entre mantener un gasto exactamente como está y eliminarlo por completo suele haber más opciones.
Quizá podamos revisar el plan contratado.
Reducir servicios que ya no necesitamos.
Pedir nuevas condiciones.
Comparar alternativas.
Agrupar determinadas prestaciones.
O hablar con el proveedor antes de tomar una decisión.
Esto resulta especialmente importante cuando el servicio sí aporta valor.
Si algo es útil para la asociación, la primera pregunta no tiene por qué ser “¿podemos prescindir de ello?”.
Puede ser:
¿Podemos seguir teniendo lo que necesitamos con un coste más ajustado a nuestro uso actual?
A veces la respuesta será no.
Otras veces habrá margen.
Lo importante es que la decisión parta de la necesidad que cubre ese gasto y no únicamente de su importe.
Hay costes que no aparecen en la cuenta bancaria
Imaginemos dos formas de hacer una misma tarea.
Una requiere pagar una herramienta.
La otra no tiene ningún coste económico directo, pero obliga a una persona de la asociación a copiar datos entre varios archivos, hacer comprobaciones manuales y dedicar varias horas todos los meses.
Si solo miramos las facturas, la segunda opción es más barata.
Pero eso no significa necesariamente que tenga menos coste para la asociación.
El tiempo también es un recurso.
Especialmente en entidades donde buena parte del trabajo recae sobre juntas, voluntariado o equipos pequeños.
Esto no significa que haya que poner un precio a cada hora dedicada a la asociación.
Significa que, al revisar un gasto, conviene preguntarse también qué trabajo evita, facilita o genera.
Eliminar una herramienta que cuesta dinero puede parecer un ahorro hasta que las tareas que resolvía vuelven a hacerse manualmente.
Y mantener un proceso gratuito puede dejar de tener sentido si cada mes exige una cantidad de trabajo desproporcionada.
El coste económico importa.
Pero no siempre cuenta toda la historia.
No hace falta esperar a que falte dinero para revisar los gastos
Cuando aparece un problema económico, revisar los gastos se vuelve urgente.
Y la urgencia cambia la forma en la que decidimos.
Buscamos resultados rápidos.
Nos fijamos primero en los importes más visibles.
Y puede haber menos tiempo para valorar qué consecuencias tendrá cada cambio.
Una revisión periódica permite hacerlo de otra manera.
Sin necesidad de convertirlo en un proceso complejo ni de revisar constantemente cada movimiento.
Puede bastar con observar cada cierto tiempo cómo se están distribuyendo los gastos, cuáles han aumentado, qué servicios siguen utilizándose y si las necesidades de la asociación han cambiado.
Así, cuando llega el momento de ajustar algo, no empezamos desde cero.
Ya sabemos dónde se están utilizando los recursos.
Tener los gastos organizados ayuda a decidir con más criterio
Para poder revisar todo esto necesitamos algo bastante básico: saber qué estamos gastando y poder entenderlo.
Si los movimientos están repartidos entre el banco, distintas hojas de cálculo, facturas y documentos, detectar patrones o comparar gastos exige primero reunir la información.
Cuando los ingresos y gastos están registrados y clasificados con criterios comunes, resulta mucho más sencillo consultar dónde se concentra el gasto y revisar cómo está evolucionando.
Ahí es donde una herramienta de gestión puede ayudar.
No porque vaya a decidir qué gasto debe eliminar una asociación.
Esa decisión corresponde a las personas que conocen la entidad, sus prioridades y sus necesidades.
La herramienta puede facilitar algo anterior: tener la información organizada para poder tomar esa decisión.
¿Cómo puede ayudar Cucunver?
Cucunver es un software de gestión para asociaciones.
Permite registrar y clasificar ingresos y gastos utilizando los tipos y subtipos que cada asociación necesite, trabajar con cuentas bancarias y caja y consultar saldos y movimientos.
También permite conectar cuentas bancarias para recibir los movimientos y después revisarlos y clasificarlos según los tipos de ingresos y gastos definidos por la asociación.
De esta forma, cuando llega el momento de analizar los gastos, la información no tiene que reconstruirse movimiento a movimiento a partir de distintas fuentes.
Además, la parte económica puede convivir con otras áreas de la gestión habitual, como socios, cuotas o actividades. Puedes consultar estas y otras características de Cucunver .
Cucunver no decide dónde debe ahorrar una asociación ni sustituye el criterio de quienes la gestionan.
Ayuda a tener organizada la información que necesitan para valorar qué hacer.
No se trata de gastar lo mínimo posible
Una asociación utiliza sus recursos para hacer cosas.
Organizar actividades.
Atender a sus socios.
Mantener espacios.
Comprar materiales.
Contratar servicios.
Hacer posible el trabajo de las personas que participan en ella.
Por eso, reducir gastos no debería convertirse en una carrera por eliminar todo aquello que cuesta dinero.
Se trata de saber dónde se están utilizando los recursos y poder decidir qué gastos merece la pena mantener, cuáles conviene revisar y cuáles han dejado de tener sentido.
Para tomar esas decisiones, primero necesitamos poder verlos.
Preguntas frecuentes sobre cómo reducir gastos en una asociación
¿Por dónde empezar para reducir gastos en una asociación?
Antes de eliminar gastos, conviene saber en qué se está utilizando el dinero. Registrar y clasificar los gastos permite identificar cuáles tienen más peso, cuáles son recurrentes y qué necesidad cubre cada uno.
A partir de ahí resulta más fácil valorar qué merece la pena mantener, revisar o eliminar.
¿Qué gastos puede revisar una asociación?
Dependerá de su actividad y de cómo esté organizada.
Pueden revisarse, por ejemplo, suscripciones, servicios, herramientas, proveedores, suministros o recursos contratados, pero el importe no debería ser el único criterio. También conviene valorar para qué se utiliza cada gasto y qué ocurriría si se redujera o eliminara.
¿Los pequeños gastos realmente pueden suponer una diferencia?
Un pequeño gasto aislado puede tener muy poco peso.
Sin embargo, cuando es recurrente o se acumula con otros similares, su impacto anual puede ser mayor de lo que parece. Revisarlos conjuntamente permite valorar si siguen teniendo sentido sin dedicar un esfuerzo desproporcionado a controlar cada pequeño importe.
¿Es mejor eliminar un servicio o buscar un proveedor más barato?
No existe una respuesta válida para todos los casos.
Si el servicio sigue siendo necesario, puede tener sentido revisar primero las condiciones, el plan contratado o las alternativas disponibles. El precio es importante, pero también lo son la utilidad del servicio y las consecuencias que tendría sustituirlo o eliminarlo.
¿Un software de gestión puede ayudar a controlar los gastos?
Puede ayudar a mantener los ingresos y gastos registrados y clasificados y a consultar la información económica con mayor facilidad.
Eso permite disponer de una base más clara para revisar los gastos, pero las decisiones sobre qué mantener, reducir o eliminar siguen correspondiendo a la asociación.
Tomar decisiones es más fácil cuando la información está organizada
Cucunver no dice a una asociación qué gastos debería mantener, reducir o eliminar. Esa decisión depende de sus prioridades, su actividad y las necesidades que tenga en cada momento.
Lo que sí permite es organizar ingresos y gastos, clasificarlos según los tipos definidos por la asociación y consultar cuentas, saldos y movimientos desde la gestión habitual.
Así, cuando llega el momento de revisar dónde se están utilizando los recursos, la asociación puede partir de información organizada en lugar de tener que reconstruirla desde distintos archivos y movimientos bancarios.