Cuotas y cobros · Guía práctica
Efectivo, domiciliación, transferencia, tarjeta o Bizum: cinco formas de cobrar las cuotas, con sus ventajas, inconvenientes y necesidades de gestión.
Se acerca el momento de preparar las cuotas del próximo año y en la asociación surge una pregunta: ¿cómo vamos a cobrarlas?
Algunos socios prefieren mantener la domiciliación bancaria. Otros están acostumbrados a hacer una transferencia cuando reciben el aviso. También hay quien pregunta si puede pagar con tarjeta o Bizum.
Todas son opciones posibles, pero cada una implica una forma distinta de organizar los cobros.
La junta tiene que pensar en la comodidad de los socios, las comisiones y, sobre todo, en cómo va a gestionar después esos pagos la persona responsable de tesorería.
Porque elegir una forma de cobrar las cuotas no consiste únicamente en decidir cómo llegará el dinero a la asociación.
También importa que el procedimiento sea fácil de mantener, que los pagos puedan identificarse correctamente y que no genere más trabajo del necesario.
Vamos a repasar cinco formas habituales de cobrar cuotas a los socios de una asociación, sus ventajas, sus inconvenientes y en qué situaciones puede encajar mejor cada una.
¿Puede una asociación sin ánimo de lucro cobrar cuotas a sus socios?
Sí. Una asociación sin ánimo de lucro puede establecer cuotas para sus socios.
De hecho, son una fuente habitual de financiación que ayuda a cubrir gastos de funcionamiento, mantener servicios y desarrollar las actividades de la entidad.
Que una asociación no tenga ánimo de lucro no significa que no pueda recibir ingresos. Significa que su finalidad no es repartir beneficios entre sus miembros.
Las cuotas pueden ser iguales para todos los socios o variar según las categorías y condiciones que tenga establecidas la asociación.
Lo importante es que se establezcan y gestionen conforme a sus estatutos, los acuerdos que correspondan y las obligaciones aplicables.
A partir de ahí, cada entidad puede valorar qué sistema de cobro resulta más adecuado para sus circunstancias.
5 formas de cobrar cuotas a los socios de una asociación
No existe un único método que funcione mejor en todos los casos.
Una asociación que reúne a sus socios presencialmente todas las semanas puede organizarse de una manera muy distinta a otra cuyos miembros viven en diferentes localidades.
También influye si las cuotas se cobran una vez al año, todos los meses o cuando se produce una nueva alta.
1. Cobrar cuotas en efectivo
El efectivo sigue siendo una opción en asociaciones donde existe contacto presencial frecuente con los socios.
Por ejemplo, una pequeña asociación cultural puede aprovechar sus reuniones habituales para recoger las cuotas anuales. Si son pocos socios y el procedimiento está bien organizado, puede resultar perfectamente manejable.
Su principal ventaja es la sencillez. No requiere que el socio utilice una aplicación bancaria ni una tarjeta, y no existen comisiones por procesar cada pago en efectivo.
También puede ser una alternativa accesible para personas que prefieren realizar sus gestiones presencialmente.
Sin embargo, cobrar en efectivo exige llevar un registro cuidadoso.
La persona que recibe el dinero debe dejar constancia de quién ha pagado, qué cuota corresponde al ingreso y cuándo se ha realizado. También conviene entregar un justificante y establecer cómo se custodiará e ingresará el dinero recaudado.
Si varias personas se encargan de recoger cuotas en momentos diferentes, el procedimiento puede complicarse.
Por eso, el efectivo suele resultar más práctico cuando hay pocos cobros, contacto habitual con los socios y una forma clara de registrarlos.
No es un método incorrecto ni anticuado. Simplemente requiere una organización adecuada para evitar errores y mantener la información actualizada.
2. Domiciliación bancaria
La domiciliación bancaria es una de las opciones más habituales cuando una asociación cobra cuotas periódicas.
En lugar de esperar a que cada socio realice el pago, la asociación tramita los recibos correspondientes a través del sistema bancario, contando con la autorización necesaria.
Por ejemplo, una asociación que cobra una cuota trimestral puede preparar una remesa con los recibos de sus socios y tramitarla a través de su banco.
Esto evita tener que recordar individualmente a cada persona que realice una transferencia en cada vencimiento.
Su principal ventaja es la comodidad para los cobros recurrentes, tanto para los socios como para quienes gestionan las cuotas.
Pero hay aspectos que conviene tener en cuenta.
La asociación necesita disponer de las autorizaciones y los datos bancarios correspondientes, preparar los cobros y atender las posibles incidencias.
También pueden producirse devoluciones de recibos, por ejemplo, porque la cuenta no tenga fondos suficientes o porque el socio solicite la devolución.
Además, las entidades bancarias pueden aplicar comisiones por la gestión de remesas y por determinadas operaciones.
¿Todas las domiciliaciones funcionan igual?
No necesariamente.
Algunas herramientas permiten generar un archivo SEPA con los recibos domiciliados para que la asociación lo presente a su entidad bancaria.
En ese caso, la asociación sigue trabajando con su banco, que aplica las condiciones y comisiones correspondientes. También debe realizar el seguimiento de los resultados de la remesa y de las posibles incidencias.
Existen, además, servicios que permiten automatizar el cobro de las cuotas mediante sus propias soluciones de pago.
Ambas opciones pueden facilitar el trabajo, pero no funcionan exactamente igual ni tienen por qué aplicar las mismas condiciones económicas.
Por eso, antes de elegir, conviene preguntar cómo se tramitan los cobros, quién los procesa, qué comisiones se aplican y cómo se gestionan las devoluciones.
La domiciliación suele encajar especialmente bien en asociaciones con cuotas mensuales, trimestrales o anuales y un número de socios que hace poco práctico gestionar cada pago individualmente.
3. Transferencia bancaria
La transferencia es una opción conocida y relativamente sencilla.
La asociación comunica el importe de la cuota y facilita su número de cuenta. Después, cada socio realiza el ingreso desde su banco.
Puede funcionar bien cuando las cuotas se cobran una vez al año o cuando el número de socios permite comprobar los ingresos sin demasiado trabajo.
También tiene la ventaja de que no exige necesariamente contratar una plataforma de pago adicional.
Sin embargo, presenta una particularidad importante: el cobro depende de que cada socio recuerde realizar la transferencia.
Si alguien se retrasa, la asociación tiene que comprobar si el pago está pendiente o si simplemente todavía no se ha identificado.
Los conceptos bancarios también pueden generar dudas. A veces aparece el nombre de una persona distinta al socio, un concepto incompleto o una cantidad que no coincide exactamente con la cuota.
En esos casos, hay que averiguar a quién corresponde el ingreso.
Esto no suele representar un gran problema cuando hay pocos movimientos, pero puede resultar laborioso si la asociación recibe muchas transferencias.
En cuanto a los costes, conviene comprobar las condiciones bancarias de la entidad y de los socios. No todas las transferencias son necesariamente gratuitas.
La transferencia puede ser una buena elección para cuotas poco frecuentes, pagos excepcionales o asociaciones cuyos miembros están acostumbrados a utilizar este sistema.
4. Cobro con tarjeta bancaria
Cobrar cuotas con tarjeta no significa necesariamente tener un datáfono.
Una asociación puede utilizar un TPV físico para recibir pagos presenciales o una solución de pago online para que los socios abonen sus cuotas a distancia.
Por ejemplo, una entidad que incorpora socios durante todo el año puede ofrecer el pago con tarjeta en el momento de formalizar una nueva alta.
Así, la persona no necesita esperar a recibir instrucciones para hacer una transferencia.
La rapidez y la comodidad son dos de sus principales ventajas.
También puede resultar práctico para cuotas puntuales o para socios que prefieren pagar directamente cuando reciben el aviso.
Eso sí, la asociación necesita disponer de una solución adecuada para procesar los pagos.
Estas herramientas suelen tener condiciones económicas propias, que pueden incluir comisiones por operación u otros costes.
Conviene revisar especialmente cómo afectan esas comisiones al importe de las cuotas.
No es lo mismo cobrar una cuota anual de importe elevado que procesar muchos pagos pequeños.
Además, es importante comprobar cómo se registra cada operación y cómo se relaciona con el socio que ha realizado el pago.
El cobro con tarjeta puede ser especialmente interesante cuando la asociación quiere facilitar los pagos online, gestionar nuevas altas o permitir que los socios paguen sin necesidad de realizar una transferencia.
5. Cobrar cuotas con Bizum
Bizum se ha convertido en una forma de pago familiar para muchas personas, por lo que es habitual que algunos socios pregunten si pueden utilizarlo para abonar sus cuotas.
Su principal atractivo es la facilidad.
Para quien ya utiliza Bizum, realizar un pago puede resultar más cómodo que introducir los datos de una transferencia bancaria.
También puede ser una alternativa práctica para determinadas cuotas puntuales o para asociaciones que quieren ofrecer más opciones de pago.
Sin embargo, hay una diferencia importante entre enviar dinero a otra persona y realizar un pago a una entidad.
Cobrar cuotas mediante Bizum como asociación no es lo mismo que recibir el dinero en el Bizum personal de un miembro de la junta. La entidad debe utilizar una solución de cobro adecuada para asociaciones, cuyas condiciones pueden ser diferentes de las que se aplican a los pagos entre particulares.
Por eso, antes de incorporarlo, conviene comprobar su disponibilidad, las comisiones y cómo se identificarán los pagos recibidos.
También hay que valorar si resulta adecuado para el tipo de cuotas de la asociación.
Que Bizum sea cómodo para un pago puntual no significa necesariamente que sea la opción más práctica para gestionar cientos de cuotas periódicas.
Puede ser una buena alternativa cuando los socios lo demandan y la asociación dispone de un sistema que permite recibir y registrar esos cobros correctamente.
¿Cómo elegir la mejor forma de cobrar cuotas en una asociación?
Después de conocer las distintas opciones, es normal preguntarse cuál conviene elegir.
La respuesta depende menos de cuál sea el método más moderno y más de cómo funciona realmente la asociación.
Una de las primeras cuestiones es cuántos socios pagan cuotas y con qué frecuencia.
Si una entidad cobra cuarenta cuotas una vez al año, puede organizarse correctamente mediante transferencias o incluso efectivo, siempre que mantenga un registro claro.
En cambio, cuando hay varios cientos de socios con cuotas trimestrales, puede resultar más práctico utilizar domiciliaciones u otros sistemas que faciliten los cobros periódicos.
Pero el número de socios no lo determina todo.
Una asociación pequeña puede tener diferentes tipos de cuotas, importes reducidos, pagos puntuales y situaciones particulares que compliquen la gestión.
También importa conocer a los socios.
Si la mayoría prefiere la domiciliación, puede tener sentido mantenerla como método principal. Si existen socios que no quieren domiciliar sus cuotas, quizá convenga ofrecer una alternativa.
Las comisiones son otro factor importante.
Antes de elegir, merece la pena comparar los costes reales de cada opción teniendo en cuenta cuántos pagos se realizan, de qué importe son y con qué frecuencia.
Y hay una cuestión que a menudo pesa tanto como las comisiones: el trabajo que supone gestionar cada método.
Una transferencia puede ser sencilla para el socio, pero exigir comprobaciones posteriores. Una domiciliación permite agrupar cobros, aunque requiere atender posibles devoluciones. Los pagos online pueden facilitar nuevas altas, pero necesitan una solución adecuada.
Por último, conviene pensar en cómo se controlarán las cuotas pendientes.
El método elegido debería permitir a la asociación identificar qué pagos se han realizado y cuáles necesitan seguimiento, sin depender de procedimientos difíciles de mantener.
No hace falta buscar la opción con más funcionalidades, sino aquella que resulte proporcionada a las necesidades de la entidad.
¿Se pueden combinar varias formas de cobrar cuotas?
Sí. De hecho, puede ser una solución razonable cuando los socios tienen necesidades o preferencias diferentes.
Imaginemos una asociación que cobra una cuota anual.
La mayoría de sus socios utiliza domiciliación bancaria, pero algunas personas prefieren hacer una transferencia. Además, cuando alguien se incorpora a mitad de año, la asociación le ofrece la posibilidad de pagar su primera cuota con tarjeta o Bizum.
No es necesario obligar a todos a utilizar el mismo método si la entidad puede gestionar correctamente esas alternativas.
La ventaja de combinar opciones es que los socios pueden elegir la forma de pago que mejor se adapta a sus circunstancias.
El inconveniente es que la asociación necesita mantener una visión conjunta de los cobros, independientemente de cómo se hayan realizado.
Por ejemplo, si un socio paga mediante transferencia y otro utiliza tarjeta, ambos pagos deben quedar correctamente relacionados con sus respectivas cuotas.
Eso no significa que todos los métodos se registren o concilien automáticamente.
Dependiendo de las herramientas utilizadas, algunos pagos podrán quedar registrados directamente y otros requerirán comprobaciones manuales.
Por eso, antes de incorporar nuevas formas de pago, conviene preguntarse cómo se organizará su seguimiento.
Ofrecer más opciones puede ser positivo, siempre que no complique innecesariamente el trabajo de quienes gestionan la asociación.
Si el principal problema es saber qué socios han pagado, también puede interesarte nuestra guía sobre cómo saber quién ha pagado una cuota sin revisar el banco constantemente.
Preguntas frecuentes sobre el cobro de cuotas en asociaciones
¿Una asociación sin ánimo de lucro puede cobrar cuotas a sus socios?
Sí. Las asociaciones sin ánimo de lucro pueden establecer cuotas para financiar su funcionamiento y sus actividades, de acuerdo con sus estatutos, los acuerdos correspondientes y la normativa aplicable.
¿Cuál es el método más adecuado para cobrar cuotas mensuales o anuales?
Para cuotas periódicas, la domiciliación bancaria suele ser una opción práctica porque permite agrupar cobros y evita que cada socio tenga que realizar el pago manualmente en cada vencimiento.
Sin embargo, una asociación con pocas cuotas anuales también puede organizarse correctamente mediante transferencias u otros métodos.
La elección depende del número de socios, la frecuencia de cobro y el trabajo que requiere cada opción.
¿Se pueden cobrar cuotas mediante Bizum?
Sí, siempre que la asociación disponga de una solución adecuada para recibir estos pagos.
Las condiciones de Bizum para entidades pueden diferir de las aplicables a las transferencias entre particulares, por lo que conviene comprobar la disponibilidad y las posibles comisiones.
¿Qué ocurre si se devuelve una domiciliación?
Si se devuelve un recibo, la asociación debe comprobar el motivo y revisar la situación de esa cuota.
Según las circunstancias, puede ser necesario contactar con el socio, corregir los datos bancarios o acordar otra forma de pago.
También conviene revisar si la devolución genera algún coste y cómo queda registrada la incidencia.
¿Qué método tiene menos comisiones?
No existe una respuesta válida para todas las asociaciones.
El efectivo no tiene una comisión por transacción, aunque requiere gestionar y custodiar el dinero. Las transferencias, las domiciliaciones y los pagos online pueden tener costes diferentes según el banco o proveedor.
Lo recomendable es comparar las condiciones concretas y valorar también el trabajo administrativo asociado a cada método.
¿Es necesario ofrecer varias formas de pago?
No. Una asociación puede funcionar correctamente con un único método si responde a las necesidades de sus socios y facilita la gestión.
Ofrecer alternativas puede resultar útil cuando existen preferencias diferentes, pero no debería convertirse en una complicación innecesaria.
Cómo ayuda Cucunver a gestionar las cuotas de una asociación
Una vez elegido cómo cobrar las cuotas, queda otra cuestión importante: mantener organizada la información de los pagos.
Cucunver es un software de gestión para asociaciones que permite relacionar los socios con sus cuotas y consultar el estado de los cobros.
Además de gestionar diferentes tipos de cuotas, ofrece distintas posibilidades para cobrarlas.
Si la asociación trabaja con su entidad bancaria, puede generar archivos SEPA de remesas domiciliadas desde Cucunver y tramitarlos a través de su banco, con las condiciones y comisiones que tenga contratadas.
También puede utilizar cucunverPay para automatizar el cobro de cuotas, con sus propias condiciones y comisiones, que pueden resultar más competitivas que las bancarias dependiendo de cada caso.
Y mediante cucunverPay es posible ofrecer cobros con tarjeta y Bizum.
Así, la asociación puede gestionar las cuotas junto con la información de sus socios y elegir entre distintas opciones de cobro. El seguimiento de los pagos dependerá del método utilizado.
Para conocer qué funcionalidades conviene valorar al elegir una herramienta, puedes consultar nuestro artículo sobre cómo elegir un programa para cobrar cuotas en asociaciones.
Elegir cómo cobrar también es pensar en quién gestiona las cuotas
No hay una única forma de cobrar cuotas que sea la mejor para todas las asociaciones.
Lo importante es encontrar un equilibrio entre la comodidad de los socios, los costes de cada método y la facilidad para organizar los pagos.
A veces será suficiente con un sistema sencillo. En otras asociaciones tendrá sentido combinar distintas opciones o facilitar los cobros periódicos.
Si estáis valorando cómo organizar las cuotas, podéis conocer Cucunver y comprobar si sus herramientas encajan con vuestra forma de trabajar.