Gestión de socios
Dar de alta a un socio parece una tarea sencilla. Pero cuando los datos llegan por distintos canales, intervienen varias personas o quedan pequeñas decisiones pendientes, una incorporación puede generar más trabajo del necesario.
Llega un correo.
“Hola, me gustaría hacerme socio. ¿Qué tengo que hacer?”
En principio parece sencillo.
Le enviamos la información.
Pedimos algunos datos.
Los guardamos.
Y listo.
Pero unos días después alguien pregunta:
“¿Al final esta persona ya es socia?”
Creemos que sí.
Aunque falta un dato.
No sabemos si se le ha asignado la cuota.
El formulario lo recibió una persona de la junta, pero el número de cuenta llegó después por correo.
Y nadie recuerda exactamente qué día se hizo efectiva el alta.
Ninguna de estas cosas es especialmente complicada.
El problema aparece cuando cada nueva incorporación se resuelve de una manera diferente.
Porque dar de alta a un socio no consiste únicamente en añadir su nombre a un listado.
Consiste en conseguir que, cuando termine el proceso, la persona esté correctamente incorporada y la asociación tenga preparada la información que necesitará para gestionarla a partir de ese momento.
Antes del alta hay una persona que quiere formar parte de la asociación
El proceso puede empezar de muchas maneras.
Un formulario en la web.
Un correo electrónico.
Una conversación después de una actividad.
Una llamada.
O alguien que simplemente pregunta cómo puede hacerse socio.
Cómo conseguir que más personas lleguen hasta ese punto es otro tema. Si ese es el reto de vuestra asociación, lo desarrollamos en nuestra guía sobre cómo captar socios para una asociación .
Aquí vamos a partir del momento siguiente.
Una persona ya ha mostrado su intención de asociarse.
¿Qué hacemos ahora?
Lo primero no es pedir datos: es decidir qué datos necesitamos
Nombre.
Apellidos.
Correo electrónico.
Teléfono.
Dirección.
Datos bancarios.
Quizá información adicional relacionada con la actividad de la asociación.
No todas las entidades necesitan pedir lo mismo.
Y precisamente por eso conviene decidirlo antes.
Si no existe un criterio común, es fácil que una persona pida unos datos y otra solicite otros.
O que descubramos semanas después que falta una información que necesitábamos para las cuotas, las comunicaciones o cualquier otra gestión habitual.
La pregunta no debería ser:
“¿Qué podemos pedir?”
Sino:
“¿Qué información necesitamos realmente para gestionar a esta persona como socia?”
Tenerlo claro ayuda a evitar fichas incompletas y también a no recoger información simplemente por costumbre.
Recoger la información siempre de una forma parecida
Aquí suelen empezar las pequeñas dispersiones.
Una parte llega mediante un formulario.
Otro dato por correo.
Una modificación por WhatsApp.
Y quizá algún documento queda guardado en una carpeta aparte.
Mientras hay pocas altas, es posible reconstruirlo.
Cuando empiezan a acumularse, resulta bastante menos cómodo.
Por eso ayuda establecer una forma habitual de recoger la información.
No tiene que ser un procedimiento complicado.
Simplemente conviene que las personas encargadas sepan dónde llegan los datos, dónde deben guardarse y cuál será la referencia que se utilizará después.
Así evitamos tener que preguntarnos cuál de todas las versiones es la correcta.
Revisar los datos antes de dar el alta por terminada
Hay formularios que llegan incompletos.
Correos electrónicos mal escritos.
Un teléfono al que le falta un número.
Datos que no coinciden.
O información necesaria que simplemente se ha quedado en blanco.
Detectarlo en ese momento suele ser mucho más sencillo que descubrirlo meses después, justo cuando necesitamos contactar con esa persona o gestionar una cuota.
Por eso merece la pena hacer una pequeña revisión antes de considerar terminada la incorporación.
- ¿Tenemos los datos necesarios?
- ¿Hay algo que falta?
- ¿La información tiene sentido?
- ¿Existe alguna documentación que debamos comprobar?
No se trata de añadir burocracia.
Se trata de evitar trabajo posterior.
La incorporación no funciona exactamente igual en todas las asociaciones
En algunas asociaciones, recibir la solicitud y comprobar los datos puede ser suficiente para continuar con el alta.
En otras, los estatutos o el funcionamiento interno pueden establecer algún tipo de aceptación o aprobación.
Por eso no tendría sentido presentar un único procedimiento como válido para todas.
Lo importante desde el punto de vista organizativo es que la asociación tenga claro cuándo considera que una persona pasa a ser socia y quién interviene en esa decisión cuando sea necesario.
Así se evita una situación bastante habitual:
Tenemos todos los datos.
La persona cree que ya está incorporada.
Pero internamente nadie sabe si el proceso ha terminado.
Registrar el alta y su fecha
Una vez completada la incorporación, conviene que quede registrada.
Y también la fecha.
Parece un detalle pequeño.
Hasta que meses o años después necesitamos saber desde cuándo forma parte esa persona de la asociación.
La fecha de alta puede resultar útil para diferentes gestiones internas y, sobre todo, permite mantener un histórico más claro.
Lo mismo ocurre cuando posteriormente se produce una baja.
Si solo eliminamos personas de un listado, perdemos parte de la historia de la asociación.
¿Qué ocurre con la cuota?
En muchas asociaciones, hacerse socio implica también empezar a pagar una cuota.
Y aquí aparece otra parte del alta que conviene dejar resuelta desde el principio.
Qué cuota corresponde.
Cuándo empieza a aplicarse.
Cómo se realizará el pago.
Y qué información necesita la asociación para gestionarlo.
No todas las entidades funcionan igual.
Puede haber cuotas mensuales, trimestrales, anuales o de otro tipo.
También pueden utilizarse diferentes formas de pago.
Lo importante es que, si existe una cuota asociada a esa persona, no quede como una tarea independiente que alguien tendrá que recordar después.
Porque entonces aparecen situaciones como esta:
“El socio está dado de alta, pero ¿le hemos cobrado ya?”
Cuando esa comprobación obliga a entrar en el banco, localizar el ingreso y actualizar después otro listado, es fácil acabar revisando los pagos manualmente una y otra vez.
También hay que contarle algunas cosas al nuevo socio
El alta no es solo un proceso interno.
Al otro lado hay una persona que acaba de incorporarse a la asociación.
Y probablemente necesite cierta información.
Una confirmación de que su alta está completada.
Cómo funcionarán las cuotas.
Dónde puede consultar información.
Cómo recibirá las comunicaciones.
A quién puede dirigirse si necesita cambiar algún dato.
O cualquier indicación básica relacionada con el funcionamiento de la entidad.
No hace falta enviar un manual de veinte páginas.
Una bienvenida sencilla y clara puede evitar bastantes preguntas posteriores.
Y, además, marca de una forma mucho más agradable el comienzo de la relación con la asociación.
¿Cuándo podemos considerar realmente terminada un alta?
No necesariamente cuando recibimos el formulario.
Ni cuando añadimos un nombre a una hoja de cálculo.
Un alta está bien organizada cuando podemos mirar la ficha de esa persona y no quedan pequeñas preguntas abiertas.
- Tenemos los datos que necesitamos.
- Han sido revisados.
- La incorporación está confirmada cuando corresponde.
- La fecha de alta está registrada.
- La cuota y la forma de pago están definidas si son necesarias.
- La persona ha recibido la información inicial.
- Los datos están en el lugar desde el que se trabajará con ellos a partir de ahora.
Ese último punto es especialmente importante.
Porque el alta es solo el principio.
El problema de trasladar la información de un sitio a otro
Imaginemos un proceso bastante habitual.
La solicitud llega mediante un formulario.
Alguien recibe un correo.
Copia los datos a un Excel.
Guarda un documento en una carpeta.
Añade la información bancaria en otro lugar.
Después apunta la cuota.
Y finalmente envía un correo de bienvenida.
Cada paso puede funcionar perfectamente.
Pero también crea una nueva oportunidad para olvidar algo, duplicar un dato o trabajar con una versión diferente.
Por eso, cuando hay altas con cierta frecuencia o varias personas intervienen en ellas, puede resultar útil reducir el número de sitios por los que pasa la información.
No para hacer el proceso más sofisticado.
Justo para hacerlo más sencillo.
Cómo puede ayudar un software para asociaciones
Un software específico puede servir para que la información recogida durante el alta pase directamente a formar parte de la gestión habitual del socio.
Cucunver es un software de gestión para asociaciones que permite registrar altas y mantener una ficha con la información de cada persona.
La asociación puede adaptar los datos que necesita mediante campos personalizados y relacionar posteriormente al socio con sus cuotas y otra información de su gestión habitual.
De esta forma, el alta no queda aislada en un formulario o en un documento que después haya que trasladar manualmente a otros lugares.
La asociación sigue decidiendo qué información solicita, cuándo acepta una incorporación y cómo organiza su proceso.
Cucunver es la herramienta que puede utilizar para mantener esa información organizada.
Después del alta empieza la gestión cotidiana del socio
Una vez incorporada la persona, empiezan otras tareas.
Mantener sus datos actualizados.
Consultar sus cuotas.
Comunicarse con ella.
Relacionarla con actividades cuando corresponda.
Conservar la información necesaria.
Y registrar una futura baja si algún día deja de formar parte de la asociación.
Todo eso ya pertenece a un ámbito más amplio que el proceso de incorporación.
En nuestra guía sobre cómo gestionar socios en una asociación explicamos cómo organizar esa información y esas tareas durante toda la relación con el socio.
Preguntas frecuentes sobre el alta de socios en una asociación
¿Qué datos hay que pedir para dar de alta a un socio?
Dependerá de las necesidades y del funcionamiento de cada asociación. Conviene definir previamente qué información es realmente necesaria para gestionar a la persona como socia y utilizar el mismo criterio en las distintas incorporaciones.
¿Cómo se da de alta a un nuevo socio en una asociación?
Aunque el procedimiento puede variar entre asociaciones, normalmente implica recoger la información necesaria, revisarla, completar la incorporación según el funcionamiento de la entidad y registrar correctamente al nuevo socio. Si existen cuotas, también conviene dejar definida su aplicación y forma de pago.
¿Quién debe aprobar el alta de un socio?
Dependerá de cómo esté organizado el proceso en cada asociación y de lo establecido para la entidad, incluidos sus estatutos cuando corresponda. A nivel organizativo, lo importante es tener claro quién debe intervenir, en qué momento y cuándo puede considerarse completada la incorporación.
¿Conviene registrar la fecha de alta de los socios?
Sí. Mantener la fecha de incorporación permite saber desde cuándo forma parte una persona de la asociación y conservar un histórico más claro de altas y bajas.
¿Cómo evitar tener datos incompletos al dar de alta a nuevos socios?
Ayuda definir previamente qué información se necesita, recogerla siempre mediante un proceso similar y revisarla antes de considerar finalizada la incorporación.
¿Se puede organizar el alta de socios con un software para asociaciones?
Sí. Un software para asociaciones puede permitir centralizar la información recogida durante el alta y utilizarla después para la gestión habitual, evitando tener que trasladar los mismos datos entre diferentes documentos y herramientas.
Un buen proceso de alta debería dejar pocas preguntas pendientes
Dar de alta a un socio no tendría por qué convertirse en una tarea complicada.
De hecho, normalmente está formado por pequeñas cosas.
Recoger unos datos.
Revisarlos.
Registrar una fecha.
Resolver una cuota.
Enviar una bienvenida.
El problema aparece cuando esas pequeñas cosas no siguen ningún orden y cada incorporación obliga a recordar qué hicimos la vez anterior.
Por eso, más que crear un procedimiento enorme, puede bastar con algo mucho más sencillo:
tener claro qué necesitamos, dónde lo guardamos y cuándo podemos considerar que el alta está realmente terminada.
Así, la siguiente vez que alguien pregunte:
“¿Esta persona ya es socia?”
la respuesta no dependerá de buscar un correo, preguntar en WhatsApp o revisar tres archivos.
Estará clara.