Gestión en verano
El verano suele traer algo de calma a las asociaciones. También deja al descubierto esas pequeñas tareas administrativas que se han ido aplazando durante todo el año.
Hay una frase que se escucha mucho cuando llega julio.
“Eso ya lo hacemos en septiembre.”Continuar leyendo «La sensación de no llegar a todo en una asociación pequeña»
Gestión diaria
En una asociación pequeña, no siempre falta tiempo. A veces lo que ocurre es que demasiados minutos se escapan entre búsquedas, interrupciones y pequeñas tareas que se acumulan sin que apenas nos demos cuenta.
Ana pensaba que esa tarde le bastaría con una hora.
Después de trabajar, abrió el portátil con una lista bastante corta.
Continuar leyendo «La sensación de no llegar a todo en una asociación pequeña»Organización de socios
Cuando la información está repartida entre hojas de cálculo, mensajes, correos y documentos en papel, encontrar un dato sencillo puede convertirse en una búsqueda mucho más larga de lo esperado.
Hay una escena que se repite en muchas asociaciones.
Alguien hace una pregunta.
“¿Tienes el teléfono de este socio?”
Y, de repente, empieza la búsqueda.
Continuar leyendo «Cuando la información de socios está repartida entre WhatsApp, Excel y papeles»Cuotas y pagos
Saber quién ha pagado una cuota no debería obligar a entrar constantemente en la banca online, revisar movimientos y comparar datos en distintas herramientas.
Hay una tarea que se repite en muchas asociaciones.
Entrar en la banca online.
Buscar un ingreso.
Comprobar el nombre.
Compararlo con un listado.
Actualizar una hoja de cálculo.
Y volver a hacerlo unos días después.
Continuar leyendo «Cómo saber quién ha pagado una cuota sin revisar el banco constantemente»Gestión administrativa
En muchas asociaciones el tiempo no se pierde en una gran tarea, sino en muchas pequeñas tareas administrativas que se repiten cada semana y casi nunca se ven.
Cuando preguntas a una asociación en qué invierte más tiempo, rara vez responde:
“En tareas administrativas.”
La respuesta suele ser otra.
Organizar actividades.
Atender a los socios.
Preparar eventos.
Buscar financiación.
Resolver incidencias.
Tareas que parecen insignificantes cuando se hacen una a una.
Continuar leyendo «Qué tareas administrativas consumen más tiempo en una asociación»Cuotas y pagos
Revisar pagos parece una tarea pequeña. Pero cuando se repite cada semana o cada mes, puede acabar ocupando mucho más tiempo del que una asociación imagina.
Hay tareas que se hacen tan a menudo que dejan de parecer un problema.
Revisar pagos es una de ellas.
Abrir la cuenta bancaria.
Buscar movimientos.
Comprobar importes.
Buscar nombres.
Actualizar una hoja de cálculo.
Y repetir el proceso una semana después.
Continuar leyendo «Por qué muchas asociaciones siguen revisando pagos manualmente»Organización interna
En muchas asociaciones hay una persona que sabe dónde está todo, cómo funciona todo y a quién preguntar cada cosa. Es una gran ayuda, pero también puede convertirse en una dependencia difícil de sostener.
Hay una pregunta que en muchas asociaciones genera un pequeño silencio.
“¿Quién tiene esa información?”
Y casi siempre aparece la misma respuesta.
“Pregúntale a María.”
“O a José.”
“O a Ana.”
Da igual el nombre.
Todas las asociaciones tienen a esa persona.
La que sabe dónde está todo.
La que conoce a los socios.
La que controla las cuotas.
La que tiene acceso a las cuentas.
La que sabe cómo se organizan las actividades.
La que resuelve cualquier duda en cinco minutos.
Gestión de asociaciones
Hay archivos que empiezan siendo una solución práctica y, poco a poco, terminan convirtiéndose en una pequeña fuente de tensión para toda la asociación.
Hay un momento que se repite en muchas asociaciones.
Alguien pregunta:
“¿Quién tiene el Excel de socios?”
Y durante unos segundos, nadie responde.
Porque todos saben cuál es.
Ese archivo que lleva años pasando de una persona a otra.
Con pestañas que nadie entiende.
Da miedo tocar “por si se rompe algo”.
Y normalmente solo una persona sabe usarlo bien.
Además, esa persona suele ir ya demasiado cargada.
Continuar leyendo «El Excel que nadie quiere tocar»Guía práctica para elegir la herramienta adecuada según las necesidades reales de tu asociación.
Descubre qué debes tener en cuenta, qué errores evitar y cómo tomar una decisión que realmente simplifique tu gestión.
Continuar leyendo «Cómo elegir software para asociaciones»Cuotas y gestión económica
Muchas asociaciones no tienen problemas para cobrar cuotas. El desgaste suele aparecer después: cuando toca revisar pagos, comprobar transferencias y volver a hacer las mismas tareas una y otra vez.
Hay asociaciones que dedican varias horas al mes solo a revisar pagos.
Abrir el banco.
Buscar nombres.
Comparar importes.
Actualizar un Excel.
Enviar algún WhatsApp.
Volver a revisar.
Y normalmente todo ocurre igual:
“Creo que esta persona ya pagó…”Continuar leyendo «Cómo automatizar el cobro de cuotas en una asociación»
“Espera, voy a comprobarlo.”
“No sé si este ingreso corresponde a la cuota.”
